Formular Gestaltungsrichtlinien

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In einem Formular kommt es in einem Unternehmen vor allem darauf an, die korrekten und erforderlichen Daten auszugeben.

Aber ein schönes Layout macht einen professionellen Eindruck beim Adressaten des Formulars und erleicht das Lesen.

Ein hervorragendes Buch mit klaren Anweisungen und vielen Beispielen ist "Design & Typografie", von Robin Williams und John Tollett. Schon aus den ersten 10 Seiten des Buches lernt man viele grundlegende Gestaltungsprinzipien.

Farben

  • Farben können einen leicht erkennbaren visuellen Kontrast zwischen Texten darstellen
  • Im Businessbereich werden in aller Regel jedoch Schwarz-Weiß-Drucker verwendet. Wein Farbkontrast auch beim Ausdruck zu sehen sein soll, muss experimentiert werden, ob beim Schwarz-Weiß-Druck immer noch genügend Kontrast vorhanden ist, um den gewünschten visuellen Effekt zu erreichen
  • In aller Regel sollte man bei (Business-)Formularen eher auf Farben im Text verzichten

Fußzeilen

  • Fußzeilen sollten unbedingt in Textbausteinen erstellt werden, um bei einer möglichen Änderung (z. B. Geschäftsführer Firma) nicht alle Formulare ändern zu müssen, sondern nur einen/wenige Textbausteine
  • Fußzeilen werden meist in einer kleinen Schriftgröße wie 6 erstellt, weil der Adressat des Formulars den Inhalt des Fußtextes nur selten lesen muss
  • Die Inhalte der Fußzeile kommen oft aufgrund rechtlicher Vorschriften zustande (wie z. B. Darstellung Steuernummer, Umsatzsteuernummer, HRA/HRB oder Geschäftsführung). Die Bankverbindung findet man oft auch in der Fußzeile.

Klare Linien

  • Das Auge orientiert sich an klaren Strukturen im Formular.
  • Meist ist die linksbündige Ausrichtung des Textes am besten
  • Zentrierter Text kann sehr unschön aussehen, wenn eine Spalte relativ schmal ist und daher einzelne Worte sehr b r e i t geschrieben werden
  • Bezüglich der Bündigkeit des Textes sollten auf einer Seite maximal 2 unterschiedliche Ausrichtungen geben

Kontrast

  • Gibt es Kontraste zwischen Inhalten eines Formulars, z. B. Überschriften und Fließtext, so ist dieser Inhalt deutlich zu visualisieren, z. B mit Fettdruck und erhöhter Schriftgröße der Überschrift
  • Es sollte sich auf wenige Unterschiede beschränkt werden, die aber einheitlich angewandt werden über das gesamte Formular und möglichst auch übergreifend über alle Firmenformulare

Leerplatz

  • Auch leerer Platz ist auf dem Formular wichtig. Es erleichtert die Zuordnung der zusammengehörigen Felder, wenn zwischen den einzelnen Blöcken genug freier Platz vorhanden ist

  • Ein Logo kann im Rahmen des Corporate-Identity sehr gut und professionell aussehen
  • Allerdings benötigt ein Logo Platz und verbraucht relativ viel Toner beim Ausdruck
  • Bei Schwarz-Weiß-Druckern muss getestet werden, ob ein farbiges Logo im Druck immer noch gut aussieht
  • Bei internen Formularen, die nicht zum Kunden gehen, sollte man auf Logos verzichten, weil es hier auch nur auf korrekte Daten und leicht lesbare Formulare ankommt. Die Optik eines Logos kann bei internen Formularen ignoriert werden.
  • Manchmal muss man bei Logos das Druckmedium abfragen, da auf Briefpapier gedruckt wird. Wird ein Formular also z. B als Mail verchickt, muss das Logo ausgegeben werden und beim Druck auf einen Drucker, wird die Ausgabe des Logos unterdrückt. Im Feld NAST-NACHA steht im Rahmen der Ausgabe eines Formulars über die Nachrichtensteuerung das Druckmedium. "1" steht für einen Drucker, "5" für Mail, etc.

Schriftart

  • Gängig bei Formularen sind die Schriftarten Arial oder Helvetica. Die beiden Schriftarten sind auch extrem ähnlich und nur schwer zu unterscheiden
  • Über alle Formulare sind möglichst die gleiche Schriftart verwendet werden
  • Aus Platzgründen sollte in einer Regel Nichtproportionale Schriften (z b. ARIAL oder HELVETICA) vorgezogen werden gegenüber den Proportionale Schriften. Mit Nichtproportionalen Schriften lässt sich mehr Text auf gleichem Raum darstellen als mit proportionalen Schriftarten, wie COURIER. Proportionale Schriften bieten sich eher zur Darstellung von Coding an, um auch innerhalb einer Zeile eine Bündigkeit gegenüber vorherigen/nachfolgenden Zeilen zu erreichen. Das wird man in Formularen praktisch nie brauchen.

Stil (Smart Forms / Standard)

Tabellen

  • Tabellen sind oft sehr leicht zu erfassen
  • Gibt es einen Seitenumbruch in der Tabelle, sollte auf der folgenden Seite der Tabellenheader wiederholt werden
  • Zahlenspalten werden gewöhnlich rechtsbündig dargestellt
  • Textspalten werden linksbündig dargestellt
  • Es sieht sehr sauber aus, wenn alle Spalten gleich breit sind. Aber aus Platzgründen ist das oft nicht möglich. Zumindest sollten die Spaltenbreiten möglichst einheitlich sein.
  • Umbrechender Text in einer Spalte sollte möglichst vermieden werden

Literatur