Formularplanung

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Die Formularplanung wird normalerweise vom Projektmanagement vorgenommen. Formularerstellung ist sehr häufig ein Thema, was in seiner Komplexität und seinen zeitlichen Anforderungen vom Fachbereich und vom Projektmanagement unterschätzt wird. Bei der Formularplanung sind von den Verantwortlichen folgende Fragen zu stellen und zu beantworten.

Anzahl Formulare

  • Welche Formulare werden benötigt?
  • Welche Formulare gibt es bereits und welche sind zu erstellen?

Übersetzungen

  • Welche Formulare sind in welchen Ausgabesprachen zu erstellen?
  • Wer kann die Übersetzungen machen? (Entwickler, Fachbereich oder Übersetzungsbüros)

Wahl der Formulartechnologie

  • Werden die Formulare in Smart Forms oder Adobe Forms erstellt? (SAPscript ist veraltet und sollte für neue Formulare nicht mehr verwendet werden)
  • Sind es reine Ausgabeformulare oder sollen sie auch interaktiv sein? (dann kommt nur Adobe Interactive Forms in Frage)
  • Gibt es im SAP-System bereits einen Java-Stack und wenn nein, kann er aufgesetzt werden, um Adobe Forms einzusetzen?

Formularvorlagen

  • Wer definiert die fachlichen Vorgaben für die Formulare und wer erstellt die Formularvorlagen? (Fachabteilung oder Projektmanagement in Absprache mit Fachabteilung)
  • Welches Papierformat wird verwendet?
  • Müssen die Ausdrucke auch farbig sein?
  • Müssen Formulare auch duplex gedruckt werden?
  • Welche Seitenabstände (links, oben, rechts, unten) und Corporate-Design-Vorgaben sind einzuhalten?

Hardware

  • Können die vorhandenen Drucker ggf. Farbigkeit und Duplex oder müssen neue Drucker angeschafft werden?
  • Wird auf vorgedrucktes Papier gedruckt oder müssen Logo und ggf. Header-Fußzeilen vom Formular angedruckt werden?
  • Wer liefert das Logo als elektronisches Bildformat den Entwicklern?

Datenversorgung

  • Woher kommen die Daten, die auf den Formularen angedruckt werden?
  • Gibt es genügend Testdaten im Entwicklungssystem? Sodass der Entwickler sein Formulare nicht ständig ins Q-System transportieren muss zum Testen
  • Wer kann den Entwicklern helfen bei der Findung und Pflege der Testdaten?
  • Welche Daten sind im Formular fix und welche sind Variablen, bei denen die Datenversorgung sicherzustellen ist?

Entwicklerressourcen

  • Gibt es genügend Entwicklerressourcen Inhouse oder wieviel Entwicklerressourcen müssen extern beauftragt werden?