Telefon

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Das Telefon ist ein unverzichtbares Medium der Kommunikation. Es ergänzt das persönliche Gespräch und die E-Mail als Hauptmedien der Kommunikation.

Entscheidung für Medium (Telefon, Mail, persönliches Gespräch)

Phasen des Telefongesprächs

  • Begrüßung und Smalltalk. Melden Sie sich mit Ihrem Namen und einem freundlichen Gruß. Es ist eine Unsitte, wenn sich jemand am Telefon nur mit "Hallo"oder "Ja?" meldet. Je öfter man miteinander spricht, umso kürzer wird diese Phase sein
  • Inhaltlicher Austausch
  • Zusammenfassung Ergebnis Gespräch und Verabschiedung. Wenn Sie sich verabschieden fassen Sie kurz die Ergebnisse des Gesprächs zusammen. Oft ergibt sich aus dem Telefongespräch eine Aufgabe für einen und/oder den Gesprächspartner und man verabredet, wann man sich wieder kontaktiert und auf welchem Medium.

Der störende Telefonanruf

  • Fragen Sie ob Sie stören, besonders wenn Sie auf eine Mobilnummer anrufen. Der Angerufene kann gerade in einem wichtigen Gespräch sein oder vielleicht an der Kasse im Supermarkt stehen. Hören Sie genau hin, wenn sich der andere meldet. Je kürzer und schroffer der andere sich meldet, umso ungelegener kommen Sie mit Ihrem Anruf. Fassen Sie sich dann kurz oder vereinbaren Sie dann das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt oder schreiben Sie ggf. eine Mail mit ihrem Anliegen.
  • Wenn Sie selber zu einem ungeeigneten Zeitpunkt angerufen werden, sagen Sie es Ihrem Gesprächspartner und rufen Sie Ihren Gesprächspartner später zurück oder bitten Sie ihn in X Minuten noch einmal anzurufen.

Die Mailbox

  • Prüfen Sie kritisch ob es sinnvoll ist auf die Mailbox Ihres Gegenübers zu sprechen, wenn Sie ihn nicht erreichen können. Sie zwingen ihn die Mailbox abzurufen, verursachen dadurch ggf. Kosten und kosten dem Angerufenen Zeit.
  • Wenn Sie auf die Mailbox sprechen, fassen Sie sich kurz. Sagen Sie Ihren Namen und Ihr Anliegen. Ihre Telefonnummer sagen Sie aber deutlich und langsam an und wiederholen es noch mal, falls der Angerufene die Nummer nicht bereits hat. Es gibt kaum etwas nervigeres als eine Mailbox mehrfach abhören zu müssen, weil der Anrufende seine Nummer zu schnell gesprochen hat.
  • Oftmals können Sie den Anrufer direkt aus der Mailbox anrufen. Nutzen Sie das. Das spart Zeit.

Adressbuch

  • Pflegen Sie Ihr Adressbuch mit allen relevanten Telefonnummern (Festnetz und Mobilnummer).
  • Pflegen Sie das Adressbuch in elektronischer Form, sodass die Daten auch automatisch über alle Hardwaremedien (PC, Smartphone, Tablet und Notebook) gespeichert werden.
  • Machen Sie sich ggf. Notizen im Adressbuch zum Kontakt. V a. wenn der Kontakt wichtig ist und sie selten miteinander sprechen.

Headset

  • Wenn Sie lang und häufig am PC telefonieren, schaffen Sie sich ein gutes und bequemes Headset an. Die Tippgeschwindigkeit sinkt rapide, wenn man lediglich mit einer hand tippen und kostet Sie wie ihrem Gesprächspartner Zeit.